史語所 明清檔案工作室

這六十幾年來，史語所整理大庫檔案的工作大致經過四個階段。民國十八年到二十一年年底是第一階段。在這個階段，初步分類整理的工作已經完成，而且「所有已整理的檔案，全已上架，雖未編號登記，然重要檔案件，已有簡明目錄可查。」可惜，整理計劃因為日本侵華，史語所決定將大部份檔案與圖書古物全都裝箱南運而告中斷。後來雖然由於華北局勢轉穩，一度將檔案遷回，存放北海蠶壇內。但是，抗戰軍興，傅先生命李光濤先生將檔案擇要裝了一百箱，與圖書古物再度南運。這一百箱檔案隨著史語所由長沙遷昆明，由昆明搬李莊。抗戰勝利，史語所由李莊回南京。隨後政局轉變，史語所搬遷臺灣，這批檔案也由南京到了台灣。十多年的顛沛遷徙，檔案整理的工作一直無法順利進行。史語所再度整理內閣大庫檔案則要等到民國四十年四月。當時的所長董作賓先生認為，以往限於經費整理檔案僅作初步的分類，未能確實紀錄每類的件數，似乎未盡到妥善保管檔案的責任，於是「特命全部開箱，逐箱清查件數及重新辦理登記。」結果，查得全部檔案共計三十一萬一千九百一十四件。不過，這次清查工作似乎也僅止於統計件數，並未進一步做檔案登錄的工作。事實上，一直到民國六十四年李光濤先生退休為止，史語所已登錄的檔案大概不到萬件。

史語所真正有規模的整理內閣大庫檔案，要等到民國七十年十月。在前所長丁邦新先生的推動下，由張偉仁先生負責策劃執行。這次整理與前兩次最大的不同是﹕預訂將每件本子不僅鈐印編號，同時影印複本兩份，而後封存上架，非有必要不再拆開；影印的複本則供日後編輯出版及研究人員借閱之用。

民國八十四年年初，拜科技之賜，內閣大庫檔案的整理工作有了一些調整。除了鈐印編號外，還進行電腦登錄的工作，以利檔案的管理；登錄的內容包括具奏人的姓名、官職、具奏的時間、具奏的事由、文件類別等。不過，最大的改變是自八十五年起不再影印複本，而改以影像掃描的方式，將檔案原樣存入光碟。如果經費許可，計劃每年整理二萬件檔案。這樣的改變不僅可以節省貯存複本的空間及加速檔案整理工作的進行，更重要的是，今後無論在提供研究者的服務或編輯出版上，都可以節省可觀的人力、物力。

其實，內閣大庫檔案的整理與刊印工作幾乎是同步進行的，因為當年在整理檔案之初，傅斯年先生就有「不待整理完功，先分期刊行之」的決定。民國十九年九月，《明清史料》甲編第一本印出；乙篇、丙篇各十本亦於民國二十四、五年由上海商務印書館相繼刊行。丁篇十本由於史語所奉命遷臺，未及付印，稿存上海（後來在民國六十一年發行甲至戊篇合訂本時始行補入）。到了臺灣，從民國四十二年到六十四年，史語所的《明清史料》一共發行了戊、己、庚、辛、壬、癸等六篇，合計六十本。另外也出版了《明清檔案存真選輯》初集、二集、三集，與《清太祖朝老滿文原檔》一冊、二冊。民國七十四年，史語所將整理好的檔案委由聯經出版事業公司，開始逐年分批影印刊行《明清檔案》，目前已出版了三百二十四冊。近年來台灣史研究蔚為風潮，我們更將過去已出版以及整理完而尚未刊行的檔案中，凡有涉及臺灣史事部份的目錄匯集成冊，編入台灣大學歷史系主編之《台灣史檔案‧文書目錄》第十三冊，已於八十六年六月出版。

從民國十八年史語所購入內閣大庫檔案迄今，匆匆已經七十五個年頭，而明清檔案的整理工作未竟功。檢討這段歷史，對日抗戰與國共內戰所造成的局勢動亂應是這項整理工作曠日費時的主要原因。當年羅振玉估計，以十夫之力，內閣大庫檔案的整理約十年可成。而今所花費的人力恐已超過數個十年十夫的人力了。資料的整理最忌中斷，因為如此一來，前人的成果與經驗無以為繼，後續的整理工作近乎從頭開始。這在人力、物力與時間上都是莫大的損失。

傅斯年先生當年決定購買內閣大庫明清檔案，是著眼於這批材料為研究明清史最直接的史料。他在為購買檔案而致蔡元培先生的信中指出，明清檔案「其中無盡寶藏，蓋明清歷史私家記載，究竟見聞有限，官書則歷朝改換，全靠不住，政治實情，全在此檔案中也。」傅先生對明清檔案期望之高可以想見。蔡元培先生在《明清史料》發刊的序文中說到﹕「我們整理這些檔案，在將來可以有多少成績，目下全不敢說，只願做這事業的精神，引出些研究直接史料，比核公私記載，而不安於抄成書的同志。這便是我們最大的安慰。」我現在稍稍更動幾個字，以作為這篇簡介的結束——我們整理這些檔案，在將來可以有多少成績，目下全不敢說，只願做這事業的精神，引出些有心善用這批史料的研究者。這便是我們最大的安慰。

中央研究院歷史語言研究所(以下簡稱：史語所)典藏清代內閣大庫檔案約三十一萬件，包括詔令、題奏、移會、賀表、三法司案卷、實錄稿本、各種黃冊、簿冊等。

史語所自民國十八年購入此批檔案始，因環境與時代變遷，或斷或續，整理工作持續至今。民國九十年始，史語所參與中央研究院國家典藏數位化計畫，將內閣大庫檔案的整理納入重點計畫之一，主要目的在於尋求更多的人力、物力，加速檔案的整理工作、減緩檔案的毀損、促進檔案的開放，提昇檔案的利用價值，並同時盡到對國家財產保存與維護的使命與責任。

檔案的整理是一連串嚴謹的程序，牽涉學術、技術與經驗的整合，從實體到數位，要如何完整妥善地將檔案存在的價值以及歷經時空轉換不同的意義予以呈現並滿足不同使用者、研究者的各種需求，是一個艱難的課題。在此以史語所明清檔案工作室整理內閣大庫檔案，以及近年來因應時代科技的發展趨勢進行數位化作業的經驗，簡介內閣大庫檔案的數位化流程，提供相關的檔案典藏單位進行參考。

史語所明清檔案工作室的人員，分為「整理組」和「摘要組」，整理組主要負責檔案的整理、修裱等工作，摘要組則進行目錄摘要與著錄等。

第一階段：實體整理階段


一、原件檢視
檢視原件的實體狀況是整理工作的第一步，主要目的在於決定後續處理的方法。

二、原件掃灰
用軟刷一一刷清原件上的蠹魚、蟲卵、霉斑及灰塵。

三、拼湊、綴補
檔案原件如果較為完整，原則上還是會經過補洞、噴水潤平等整理過程。

若有破損或殘缺，就需要修補、裱褙。因為原本整齊的一件檔案，在經過時間與多次搬移、整理，可能造成頭尾錯開、斷裂，所以需要將殘件與碎片進行拼湊、綴補，以盡力維持檔案原件的完整性。小型的碎片，以背面墊稍大片棉紙的方式，加以綴補；若是摺件掉頁則進行拼湊。整個拼湊、綴補的過程所需用到的工具有：楮皮紙、自製漿糊等等。

四、裱褙
根據原件的實體狀況與目的，選擇裱褙的方法，一般以簡單的托裱為主。

裱褙的方式分做濕裱和乾裱，如果原件所用墨跡不致暈染，可採用濕裱，即在原件背面刷上漿糊；若是原件有碎片、或是墨跡可能暈染等，則採用乾裱，即在托紙上刷上漿糊，再將原件貼於其上。目前內閣大庫檔案採用乾裱方式為主。
修裱採用傳統方式，利用手工調製的漿糊，然後進行裱褙的工作；如為腐蝕嚴重的檔案，則使用甲基纖維素揭除舊裱，再進行裱褙。

裱褙通常會先在檔案原件上噴水潤平，然後在托紙上塗抹漿糊托於檔案原件之下。裱褙後的檔案必須在特製的木質大牆上進行晾乾（陰乾）。

待檔案陰乾後進行下牆裁方，即檔案撕離特製的牆面之後進行裁切，照摺件原本的樣式折疊，然後將頭尾兩頭切掉，天地留下一定的比例。

整個裱褙的過程所需用到的工具有：楮皮紙、棉紙、宣紙、絹綾、自製漿糊、裁刀、大牆、竹啟子、鑷子、尺等。

五、原件校核登錄
查核檔案次序的正確性和完整性，再予以鈐印典藏章，進行登錄編號。鈐印所用的印泥，為配合典藏檔案的脆弱而特製，成本較為昂貴。

六、上架
原件登錄後，以中性紙逐件包裝，待相當數量時，再裝入典藏箱中，封上典藏標籤，進行上架，保存在恆溫恆濕條件的庫房中。溫、濕度的控制符合國際標準，即濕度在50～60之間，溫度則在18-20度C之間。

古代線裝書採用平放而非立放方式，摺式的文件也是如此，較適宜平放，因此每份文件會以中性紙包裹，再依檔案編號順序，或五十件一包、或三十件一包（依據檔案的厚薄），存放在紙盒裡。於紙盒外側打編上流水序號，以方便調閱。裝盒亦可避免地震傾倒所造成的重新整理等問題。

第二階段：數位化階段（分為三方面同步進行）

第一方面：影像處理

一、原件掃描、數位攝影
考量檔案的數位化目的，擬訂數位影像的規格；再依原件的實體整理狀況決定製作數位影像的方法，分為掃描法與數位攝影法。掃描圖檔的規格為典藏級300dpi，以下再由系統直接降階轉存為150dpi或72dpi，做為公共資訊級。一般摺件多用掃描方式進行數位化，大尺寸的檔案或卷軸則採用數位攝影。

掃描時色彩形式標準分做灰階與全彩，取決於掃瞄出來的影像效果是否清晰可讀。其判別原則是：原件若有長霉、黑斑霉斑、泡水、水漬、摺件接縫處蓋關防章影響到原件上的文字內容等情況時，採用全彩的形式進行掃描；一般的情況則採用灰階。掃出來的影像，經過校對後若發現效果不好，則會提高標準。

掃描的單位以頁為計算，即摺件攤開每二幅算一頁。這是因為每份摺件厚薄不一，頁數也不一，因此不適合以件做計算單位；並且掃描平台以A4為常見，大小亦較為適合，經過系統合檔之後，就可以一頁一頁翻看。

數位影像的拍攝使用柯達DCS420相機，拍攝後的數位影像，直接連接電腦進行圖像編輯處理。為了達到原貌重現，數位攝影圖檔的規格設定在300dpi，realpixel，使攝影後的影像能接近原圖；拼圖也力求完美，檔案上不論字跡、水痕都力求一致。此外，為了讓數位攝影所拍出來的圖像能夠銳利清晰，便會在被攝的檔案上貼上吸鐵，事後再以圖像編輯軟體將吸鐵的影像修掉。至於掃瞄的部分則是系統自動合檔，無須人工接圖。

二、數位影像校對、修稿
校核影像的正確性、完整性與清晰度，主要查核是否有漏頁、重複頁、少字、缺字，必要時進行修稿。

三、數位影像後製作
包含影像接圖，即掃描法的系統自動合檔與數位攝影法的人工接圖、合檔、備存，將掃描好的典藏級數位檔進行降階轉檔、嵌入浮水印等技術的執行，使數位圖檔成為可實際提供予使用者的數位影像。

第二方面：目錄建置

一、目錄檔著錄
提調檔案，根據「明清檔案著錄規則(草案)」，以件為單位，繕寫提要目錄。提要目錄必須記載：

1. 檔案的具奏人、官銜、時間等「檔案內容的資訊」；
2. 檔案是完整或殘缺、裝潢、裱褙與否、保存狀況等「檔案載體狀況的資訊」；
3. 摘要撰寫人、檔案將來運用等「檔案管理的資訊」。

另外針對檔案的內文進行60字的摘要。此外，原始的內閣大庫檔案已有當時所記錄的摘要，即所謂「貼黃」，將會全文輸入。在實際執行上，因為檔案的複雜程度各有不同，需要時間加以判讀，因此整理組可能會先以手寫摘要，再詳細著錄於廠商依需求所開發出來的著錄系統中。

二、目錄檔校對
摘要進行線上著錄之後，便會系統列印校對報表，進行校對與修正。由於明清檔案工作室同仁皆已在相關工作上具有資深的經驗，並且工作嚴謹，因此採用自校的方式。

第三方面：加值分析（此部份由摘要組進行）

一、權威檔著錄

1. 決定權威檔性質：人名、地名。
2. 由檔案中摘錄人名與地名。
3. 選擇考證與參考資料（由研究人員提供），依考證性序列，並查找、記錄資料來源與位置。
4. 根據「明清檔案人名權威檔著錄規則(草案)」、「明清檔案地名權威檔著錄規則(初稿)」（各規則由本所相關領域之研究人員研擬），進行資料的考證比對並著錄。

二、權威檔校對
分為自校與互校。系統列印校對報表或線上校對，並進行修正。

第三階段：應用階段

一、系統連結
連結影像檔、目錄檔、權威檔，執行系統功能運作，提供檢索，過程中並進行權威控制。目前已可以網上閱讀目錄檢索，影像部分則需申請付費使用。

二、開放利用
研擬檔案閱覽規則，以系統控管方式，提供使用者進行檢索、閱覽目錄及閱覽全文影像。

文稿編撰：中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室
文稿整理：中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室
國家型科技計畫–內容發展分項計畫
圖片提供：中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室
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